Cara Membuat Database Sederhana dengan Menggunakan Ms.Accsess

Pada kesempatan kali ini, saya akan membagi pengalaman tentang pembuatan Database simple yang saya dapat dari Dosen saya. Database yang akan saya buat adalah database sederhana untuk data informasi siswa di sekolah-sekolah.

Sebelum kita mulai, saya akan membahas sedikit mengenai apa itu Database?  Basis data (database) adalah kumplan data yang disimpan secara sistematis di dalam computer yang dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilakan informasi. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasan-batasan data yang akan disimpan. (www.transmedia.com)

Manfaat dan Kegunaan Database:

1.      Mempermudah untuk mencari informasi dari sekumpulan data yang tersusun dalam skala besar.

2.      Memperkecil kerumitan dalam mengumpulkan data.

3.      Efektif dan efisien dalam pencarian data

4.      Memberikan kenyamanan dalam mengolah data

5.      Tidak membutuhkan banyak fasilitas untuk penyimpanan dan pemeliharaan data

6.      Terorganisir dengan rapi dan baik

Langsung saja kita mulai, langkah-langkah membuat Database sederhana menggunakan Microsoft Accsess.

Langkah 1

Buka aplikasi Microsoft Accses pada computer  -  pilih Blank Database – setelah itu pilih Create – Ok sampai muncul tampilan seperti di bawah:

Langkah 2

Kita akan membuat Tabel Data siswa terlebih dahulu.

Pilih View yang ada pada tamplate menu bar – setelah itu Desain View

Setelaah itu akan muncul tampilan baru, klik Ok. Pada kolom Table Name, beri nama sesuai yang diinginkan.

Langkah 3

Isi Tabel yang sudah dibuat dengan Data Siswa sesuai contoh dibawah ini. Untuk “tanggal lahir” dibagian Data Type pilih Date/Time.

Langkah 4

Langkah ke empat masih sama dengan langkah ke 2 dan 3 yaitu membuat tabel baru untuk Data Orang Tua Siswa.

Create – Tabel - Desain View – Tabel Name “Tabel 2” atau bisa diisi sesuai keinginan, atau sesuai data yang akan dibuat. Lalu untuk tabel 2 jangan lupa Primary Keynya dibuka: Caranya blok kolom yang terdapat gambar kunci seperti gambar dibawah, lalu klik toolbar Primary Ket yang ada di atas Menubar.

Langkah 5

Setelah Primary Keynya sudah tidak terkunci lagi, lanjutkan langkah seperti langkah nomer 3, yaitu membuat data orang tua. Lakukan seperti contoh dibawah, pengisian bisa disesuaikan.

Setelah data orang tua diisi, selanjutnya kalian bisa menDouble Klik pada tulisan Table 1 dan 2 agar tampilan berubah, seperti contoh dibawah:

Langkah 6

Setelah tampilan berubah, kalian bisa mengisi nama siswa pada kolom “Tabel 1” dan seterusnya seperti contoh dibawah:

Lakukan pengerjaan yang sama pada Tabel 2, dengan mengisi nama orang tua dan seterusnya.

Langkah 7

Langkah selanjutnya setelah mengisi Data Siswa dan Data Orang Tua, kita akan membuatTabel Query.

Pilih Create – Query Desaign – setelah itu Tabel 1 Add dan Tabel 2 Add

Langkah 8

Setelah melakukan langkah untuk Query Desaign, selanjutnya mengisi field kolom dengan “Nama Siswa – seterusnya dilanjutkan dengan Nama Orang Tua – seterusnya. Seperti pada contoh dibawah:

Perlu diperhatian setelah menuliskan Alamat Siswa pada kolom Field dilanjut dengan Nama Orang Tua , ID untuk orang tua tidak usah dicantumkan.

Lalu lakukan Save – pada kolom Nama “Query 1” (bisa diubah sesuai kebutuhan) – Double Klik pada Query1 – maka tampilan akan berubah.

Langkah 9

Mambuat Form

Pilih menu Create – Form – View – Desaign View. Setelah tampilan berubah, kalian bisa meRename “Query1” dengan Nama Sekolah contoh: “Data Siswa SDN Empang 4 Bogor”

Langkah 10

Membuat Tombol Fungsi / Buttom

Pilih menu Desaign – Button – Lalu Klik Tulisan Botton dan Drag ke Bawah (Dimana posisi tombol fungsi akan ditempatkan – lalu akan muncul tampilan Common Button Wizard (pengaturan untuk tombol apa saja yang dibutuhkan.

Disini kita akan membuat 5 Tombol Fungsi / Button. Dengan menu button New Record, Save, Delete, Find Record dan Exit. Lakukan hal yang sama untuk ke 5 Button , Klik Button – lalu Drag

Untuk “New Record” pada Common Button Wizard yang dipilih adalah Record Operation – New Record – next – Pilih Gambar Pensil (menandakan Button berupa gambar bukan text) – Finish  

Untuk “Save” pada Common Button Wizard yang dipilih Record Operation – Save Record – Next – Finish

Untuk “Delete” pada Common Button Wizard yang dipilih Record Operation – Delete Record – Next – Finish

Untuk “Find Record” pada Common Button Wizard yang dipilih Record Navigation – Find Record – Next – Finish

Untuk “Exit” pada Common Button Wizard yang dipilih Aplication – Quit Aplication – Next – Finish

Tampilan setelah membuat Tombol Fungsi

Setelah selesai membuat tombol Fungsi, kalian bisa mencobanya.

Pilih View – Form View lalu Klik Tombol Fungsi – Isi Data dalam kolom – Save

 Langkah 11

Membuat Report ( untuk melihat Result data yang sudah dibuat)

Pilih menu Create – Report

Setelah itu Save.

Selesai, cara membuat Database sederhana, untuk mempercantik tampilan bisa disesuaikan dengan yang diinginkan atau dibutuhkan.

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat J

Dosen Pengampu: Resti. Yektiastuti, M.Pd

Universitas Djuanda Bogor